Egal ob im Schulalltag oder bei der Anmeldung in eine Schule fallen eine große Menge Daten an. Diese Daten können von unterschiedlichster Herkunft sein. Namen, Adressen sowie Schulnoten gehören zum Klassenverband. Diese Informationen werden als sogenannte personenbezogenen Daten bezeichnet. Solche personenbezogenen Daten unterliegen einem besonderen Schutz und dürfen auch in der Schule nur datenschutzkonform verwendet werden.
Als Grundsatz des Datenschutzes im Schulrecht ist festzustellen, dass eine Schule alle Daten, die für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben notwendig sind, erheben darf. Solche Daten sind im Regelfall vor allem der Name, die Adresse des Schülers sowie das Geburtsdatum.
Sind weitere Informationen nötig, welche abgefragt werden sollen, ist in jedem Einzelfall eine Einwilligung erforderlich. Diese wird in aller Regel von den Eltern abgegeben.
Während der Corona Pandemie ist ein weiterer großer Teil des Datenschutzes an Schulen sichtbar geworden. Die Frage der Digitalisierung und des Datenschutzes stellte sich regelmäßig.
Auch hier dürfen im Grundsatz lediglich die Daten verarbeitet werden, welche erforderlich sind. Zulässig ist es beispielsweise, bei der Führung eines digitalen Klassenbuchs personenbezogene Daten von den Schülern zu verarbeiten.
Allerdings ist ein großer Unterschied zur analogen Schulgestaltung ersichtlich. Bei der Verwendung digitaler Hilfsmittel müssen stets Maßnahmen der Datensicherheit ergriffen werden, um den Datenschutz für die Schüler sicherzustellen. Solche Maßnahmen sind insbesondere, dass die Zugriffsrechte und -möglichkeiten so gestaltet werden, dass Unbefugte nicht an die Informationen kommen können. Somit wird die Datensicherheit der Schüler gewährleistet.
Daneben ist die Datenspeicherung nur auf geschäftlichen Geräten, also auf Geräten der Schule zulässig. Personenbezogene Daten der Schüler dürfen nicht auf einem privat genutzten Gerät des Lehrers auftauchen.
Im Gegensatz zu den neueren Fragen der Digitalisierung und des Datenschutzes sind die Problemstellungen des Datenschutzes in der Schule im Bereich der Fotos eher klassisch. Die Aufnahme von Bildern ist im Regelfall für die ordnungsgemäße Durchführung des Schulbetriebs nicht notwendig. Folglich sind Fotos von Schülern nicht immer zulässig.
Sollen also Schüler fotografiert werden, ist eine ausdrückliche Einwilligung dieser bzw. von dessen Eltern notwendig. Darüber hinaus ist eine weitere Zustimmung der Erziehungsberechtigten erforderlich, wenn die Bilder anschließend öffentlich präsentiert werden sollen. Eine solche öffentliche Präsentation kann beispielsweise das Einstellen der Bilder auf die Schulhomepage sein.
Steht die Sicherheit, die Gesundheit oder das Eigentum der Schüler im Fokus, dann ist die Durchführung einer Videoüberwachung zulässig. Diese Regelung gilt allerdings nur für den Eingangsbereich der Schule.
Verantwortlich für den Datenschutz an Schulen ist die Schulleitung. Diese ernennt einen Datenschutzbeauftragten, welcher beratend tätig wird.
An allen staatlichen Schulen in Deutschland muss ein Datenschutzbeauftragter ernannt werden.